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6. Annuaire
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L’annuaire centralise les personnes et structures afin d’éviter de ressaisir leurs coordonnées dans chaque adoption, placement ou acte médical.
Personnes et structures
Les rôles comprennent notamment : adoptant, bénévole, dirigeant, déposant, famille d’accueil et vétérinaire. Les structures comprennent les cabinets vétérinaires, crématoriums et fourrières. Une personne peut cumuler plusieurs rôles.
Une personne peut être rattachée à une structure, par exemple un vétérinaire à son cabinet. Une structure ne doit pas être rattachée à une autre structure par ce champ.
Créer ou modifier un contact
Recherchez d’abord son nom, son téléphone ou son courriel. Si aucun résultat ne correspond, choisissez Ajouter et sélectionnez le ou les rôles appropriés. Les rôles sont classés alphabétiquement dans les listes.
Les contacts peuvent aussi être créés à la volée depuis une adoption ou une action médicale. Complétez ensuite leur fiche depuis l’annuaire si nécessaire.
Consulter une fiche
Toute la ligne du contact est cliquable. Selon son rôle, la fiche présente :
- les animaux adoptés, y compris ceux aujourd’hui archivés ou décédés ;
- les accueils en famille d’accueil, séparés des adoptions ;
- les animaux déposés ;
- les dépenses rattachées à une structure partenaire ;
- les relations médicales connues.
Le nombre d’adoptions apparaît dans le listing des adoptants. Pour une structure, la fiche peut reprendre la période et la commune choisies dans les statistiques afin d’expliquer exactement le montant affiché.
Éviter et corriger les doublons
Les variantes de casse, d’accents ou d’ordre prénom/nom peuvent désigner la même personne. Ne fusionnez pas manuellement deux personnes seulement parce que leurs noms se ressemblent : comparez coordonnées et animaux liés. Les outils de rapprochement administratifs effectuent une simulation et une sauvegarde avant toute fusion contrôlée.
Données personnelles
Limitez les coordonnées à ce qui est nécessaire au refuge. N’écrivez pas d’information médicale humaine ni de commentaire subjectif. Les fonctions d’export et d’anonymisation se trouvent dans Paramètres → Confidentialité/RGPD et sont réservées aux administrateurs.